Wenn die GmbH im Arbeitszimmer des Gesellschafter sitzt
Viele GmbHs starten in der Wohnung eines Gesellschafters um Kosten zu sparen. Der Gesellschafter stellt dazu meist ein Arbeitszimmer der GmbH zur Verfügung um die Geschäfte von dort zu leiten. Dieser Sachverhalt kann genutzt werden und bringt eine Steuerersparnis.
Voraussetzungen
Als erstes ist es wichtig die Voraussetzungen festzuhalten. Wie beim Arbeitszimmer für Einzelunternehmer ist es auch hier notwendig, dass es sich um ein eigenes Zimmer nur für die betriebliche Tätigkeit handelt. Es dürfen keine Gegenstände des privaten Lebens darin stehen (z.B. Kleiderschrank, Fernseher, Couch und Spielekonsole) und es darf kein Durchgangszimmer (Vorraum) sein. Er benötigt keinen eigenen Eingang also kann es ruhig ein Zimmer „ganz hinten“ in der Wohnung sein.
Verrechnung
Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Gesellschafter der GmbH die Wohnung vermieten. Dabei kann der Gesellschafter neben der Miete auch Betriebskosten verrechnen. Zu den Betriebskosten zählen in diesem Fall nicht nur die Haus-Betriebskosten, sondern auch Heizung, Strom und Versicherung der Wohnung selbst. Diese Kosten können anteilsmäßig der GmbH verrechnet werden. Der Anteil bemisst sich dabei an den Quadratmetern des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnung.
Miete
Bei der Höhe der Miete ist Vorsicht geboten. Wenn der Gesellschafter von der GmbH eine marktübliche Miete oder eine sehr geringe Miete verlangt, aber auch wenn er einfach die Miete, die er bezahlt, anteilig (wie die Betriebskosten) verrechnet ergibt sich kein Problem. Dies wird, falls die Miete deutlich unter dem Marktwert liegt, als Nutzungseinlage gesehen und hat keine steuerlichen Auswirkungen.
Wird allerdings von der GmbH für das Arbeitszimmer eine zu hohe Miete bezahlt, wird das steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet. Das bedeutet, dass die zu viel bezahlte Miete als Netto-Gewinnausschüttung nachträglich mit der Kapitalertragsteuer belastet wird. Die GmbH muss dann die Kapitalertragsteuer an das Finanzamt abführen. Als zu hoch wird die Miete erachtet, wenn Sie über dem Marktwert liegen.
Steuer beim Gesellschafter
Der Gesellschafter hat aufgrund der Vermietung eine Einkunftsquelle, die steuerlich zu berücksichtigen ist. Bei der Einkommensteuer kommt es darauf an, ob aus der Vermietung ein Gewinn erzielt wird. Decken die Einnahmen nur die Kosten ab oder ergibt sich ein Verlust, wird es nicht als Einkunftsquelle angesehen und ist nicht in der Steuererklärung anzugeben. Es sollten aber dennoch Aufzeichnungen geführt werden um bei einer Betriebsprüfung diesen Sachverhalt nachweisen zu können.
Ebenso ist die Anwendung der Umsatzsteuer zu prüfen. Wenn der Gesellschafter Kleinunternehmer ist oder die Vermietung nicht als Einkunftsquelle angesehen wird, kann er die Vorschreibungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Verrechnet er allerdings bereits aufgrund von anderen Tätigkeiten Umsatzsteuer und erzielt einen Gewinn aus der Vermietung, so müssen auch die Vorschreibungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden.
Steuer bei der Gesellschaft
Für die GmbH sind die Miete und die Betriebskosten Aufwand. Dadurch reduziert sich die Basis für die Körperschaftssteuer. Wenn die Vorschreibung mit Umsatzsteuer gelegt wird, kann die GmbH diese als Vorsteuer geltend machen. Sollte es sich allerdings um eine verdeckte Gewinnausschüttung handeln, ist die zu viel bezahlte Miete nicht als Aufwand zu erfassen.
Besonderheit bei Aufzeichnungen
Bei den Aufzeichnungen gibt es eine Besonderheit zu beachten wenn der Gesellschafter eine natürliche Person und gleichzeitig Geschäftsführer der GmbH ist. Normalerweise gilt bei der Vermietung durch natürliche Personen das sogenannte Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben erst mit der Zahlung in den Aufzeichnungen erfasst werden. Bei Geschäften zwischen Gesellschaft und Gesellschafter-Geschäftsführer werden allerdings die Einnahmen des Gesellschafters im Zeitpunkt der Rechnungslegung erfasst.
Diese Sonderregelung kommt aus der unterschiedlichen Erfassung der Einnahmen und Aufwände. Normalerweise erfasst die GmbH den Aufwand bei Rechnungslegung und der Gesellschafter die Einnahme bei Zahlung. Nun kann der Gesellschafter-Geschäftsführer (da er über das Geld der GmbH verfügen kann) die Rechnung einfach nicht bezahlten und hat somit den Aufwand in der GmbH aber keine Einnahmen aus Vermietung. Um dies zu unterbinden, gibt es diese Regelung.
