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Steuernews

Wie lange müssen Belege im Unternehmen aufbewahrt werden?

Belege über Belege stapeln sich in allen Unternehmen. Jedes Jahr kommen weitere Ordner hinzu und die Frage ist wann kann man diese Papiersammlung endlich entsorgen. Gibt es einen platzsparenderen Weg der Aufbewahrungspflicht nachzukommen? Hier nun die Antworten auf diese Fragen.

Das Gesetz sieht grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht für alle Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege vor. Diese Frist gilt sowohl aus steuerlicher Sicht (UST, EST, KÖST) als auch aus unternehmerischer Sicht (UGB). Ist ein Verfahren anhängig (vor einer Abgabenbehörde oder vor Gericht) wofür die Aufzeichnungen und Belege von Bedeutung sind, wird die Pflicht verlängert bis die Unterlagen nicht mehr benötigt werden.

Eine besondere Verlängerung der Aufbewahrungspflicht beinhaltet das Umsatzsteuergesetz. Belege die Grundstücke betreffen müssen 22 Jahren aufbewahrt werden.

Der platzsparendste Weg seiner Pflicht nachzukommen ist eine elektronische Archivierung. Dies ist vorallem Vorteilhaft bei Belegen auf Thermopapier (Kassenbons). Diese verblassen rasch, sind nicht mehr lesbar und damit nicht mehr absetzbar. Natürlich muss bei einer elektronischen Aufbewahrung die Sicherheit vor Verlust gegeben sein, aber das ist bei den Papierbelegen nicht anders.

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