Sandra und das alte Archiv.
Eine Erkentniss zu Aufbewahrungspflicht
Die Überraschung nach dem Wochenende
Es ist ein typischer Montagmorgen, als Sandra, nach einem Kurzurlaub mit Ihrem Freund und Hund zurück im Büro sitzt. Da kommt Ihr Geschäftsführer vorbei und bittet Sandra ihn zum Archiv der Firma zu begleiten. Er hat da eine Aufgabe für Sie. Das Archiv war bis unter die Decke mit Belegen gefüllt, und der Platzmangel wurde zunehmend zu einem Problem. Der Geschäftsführer, mit sorgenvoller Miene, erteilte Sandra den Auftrag, herauszufinden, wie dieses Archiv verkleinert oder sogar vollständig digitalisiert werden könnte.
Sandra wusste, dass sie Unterstützung brauchte. Sie erinnerte sich an die kompetente Beratung ihrer Steuerberatungskanzlei Libraconsult, insbesondere an Stefan Spiegel, den Experten für digitale Lösungen und steuerrechtliche Fragen. Nach einer raschen Terminvereinbarung saß sie schon beim Webchat und begann ihre Unterhaltung mit Stefan.
Das Know-How über Aufbewahrungspflichten
„Guten Morgen, Stefan. Wir haben ein riesiges Problem mit unserem überfüllten Archiv. Der Geschäftsführer hat mich beauftragt, eine Lösung zu finden, um das Archiv zu verkleinern oder digital zu archivieren. Kannst du mir erklären, welche gesetzlichen Fristen wir beachten müssen und wie wir unser Archiv digitalisieren können?“
„Guten Morgen, Sandra! Natürlich helfe ich dir gerne. Beginnen wir mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In Österreich musst du grundsätzlich alle steuerlich relevanten Unterlagen sieben Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere und andere wichtige Dokumente.“
„Das klingt überschaubar. Gibt es spezielle Dokumente, die länger aufbewahrt werden müssen?“
„Ja, für bestimmte Dokumente gelten längere Aufbewahrungsfristen:
- Bücher und Aufzeichnungen, Belege: 7 Jahre
- Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken: 22 Jahre
- Umsatzsteuerrelevante Dokumente: 10 Jahre
- Lohnunterlagen, Arbeitszeitaufzeichnungen: 7 Jahre
- Aufzeichnungen über Urlaub und Krankenstände: 7 Jahre
- Mitarbeiterakte: bis zu 30 Jahre
- COVID-19 Unterstützungen (Investitionsprämie, Kurzarbeitsbeihilfe): 10 Jahre.“
„Verstehe. Und wie sieht es mit der Digitalisierung dieser Unterlagen aus? Können wir alles elektronisch speichern?“
„Ja, das ist möglich und oft sehr effizient. Die elektronische Archivierung muss jedoch revisionssicher sein. Das bedeutet, die Dokumente müssen vollständig, geordnet und unveränderbar gespeichert werden. In unserer Kanzlei nutzen wir dazu das revisionssichere Archiv von BMD. Eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung ist entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. “
Die Planung der Umstellung
„Das klingt gut. Welche Schritte sollten wir unternehmen, um den Übergang zur digitalen Archivierung zu meistern?“
„Zuerst solltet ihr eine Bestandsaufnahme machen und entscheiden, welche Dokumente digitalisiert werden müssen. Dann könnt ihr mit Diensten wie Domonda eine revisionssichere Speicherung sicherstellen. Es ist auch wichtig, ein internes Kontrollsystem einzurichten, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt gespeichert und leicht zugänglich sind. Schulungen für die Mitarbeiter sind ebenfalls notwendig, um den Umgang mit dem neuen System zu erleichtern.“
„Das klingt nach einem soliden Plan. Vielen Dank, Stefan! Ich werde diese Schritte mit dem Team besprechen und die Digitalisierung unseres Archivs in Angriff nehmen.“
„Gern geschehen, Sandra. Wenn du weitere Fragen hast, stehe ich jederzeit zur Verfügung. Viel Erfolg bei der Umsetzung!“
Frisch ans Werk
Dank der Unterstützung durch Libraconsult und Stefan Schadler hat Sandra nun einen klaren Plan, wie sie das überfüllte Archiv ihres Unternehmens verkleinern und digitalisieren kann.
Die Digitalisierung spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine effizientere Verwaltung der Dokumente und da das Unternehmen gerade Schüler über den Sommer aufgenommen hat ist das die Ideale Zeit um diese Aufgabe anzugehen.
Wenn Sie ebenfalls Unterstützung bei der Digitalisierung und der Einhaltung der Aufbewahrungspflicht benötigen, kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung.
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