Die elektronische Rechnung und ihre Möglichkeiten.
Seit Anfang 2013 ist das versenden von Rechnungen auf elektronischem Weg rechtlich möglich. Damit gibt es keinen Unterschied mehr zwischen einer Rechnung auf Papier und als Datei.
Allerdings muss der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen. Diese Zustimmung unterliegt aber keiner festen Form und kann auch durch stillschweigende Zustimmung oder schlüssiges Handeln (z.B. Zahlung der Rechnung) angenommen werden. Natürlich gibt es bei diesem Format auch ein paar Vorschriften zu beachten, damit die Rechnung rechtlich anerkannt wird.
- Echtheit der Herkunft
Die Identität des Rechnungsausstellers/Leistungserbringers muss überprüfbar sein. Wie bei einer Papierrechnung muss sichergestellt sein, dass es eine echte Rechnung ist. - Unversehrtheit des Inhaltes
Die Angaben dürfen nicht veränderbar sein. Somit ist eine Datei im Word- oder Excelformat nicht zulässig, da hier Daten geändert werden können. - Lesbarkeit
Die Datei muss für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich sein. Es ist möglich zusätzlich zur lesbaren Datei auch eine Datei zum direkten Systemimport (z.B.: XML) zu senden.
Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen in geringeren Ausgaben für Papier und Porto, schnellere Zustellung an den Kunden und damit einer (hoffentlich) schnelleren Zahlung. Wie die Papierrechnung ist auch die Rechnungsdatei für sieben Jahre aufzubewahren. Durch die Nutzung des elektronischen Archives (im Rahmen der papierlosen Buchhaltung) übernimmt Libraconsult diese Aufbewahrung und Sie haben eine Verpflichtung weniger.
